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泛迅企業OA系統實現分布式辦公

返回列表 來源:SaaS之家 發布日期: 2019-04-02

  一、企業現狀概述

  任何一所企業,涉及行政管理、生產、銷售、后勤等眾多部門,人員分散,在日常的管理中經常應溝通不及時、不通暢而出現很多問題。日常工作中的溝通主要通過電話、會議、QQ及電子郵箱等,但每種方式均存在著時間、人員、環境等特定條件的限制,傳遞信息過程中存在缺陷,使企業的各項工作信息不能及時傳達,造成責任不清等問題。 一個企業的發展需要的不僅是充足的資金、有能力有責任的人才,更需要科學、有效的管理辦法和管理手段。而最有效的管理手段便是網絡信息技術手段,辦公自動化管理。

  現狀分析:

  1、信息傳遞不流暢,員工與員工之間、領導與員工之間不能高效地進行工作交流。

  2、行政辦公室文件紙張滿天飛,資料柜爆滿,造成大量資源的浪費。

  3、協同工作能力差,特別是一些需要多部門協作完成的工作,不能及時溝通或者協調力度不夠,導致工作不能很好地完成。

  4、單位領導不知道各部門每天在忙什么,所安排的事情完成的準確進度無法有效的監督。

  5、異地分支機構與總部協調做一件事時,電話、傳真不斷,造成高額費用。

  泛迅OA協同應用系統是以企業辦公流程、信息管理和內部事務管理為核心,對眾多企業辦公業務進行認真細致地研究和分析,深入了解和研究企業信息的形成過程和機理,借助互聯網實現企業的網絡辦公,以信息化手段提高企業內部辦公的效率,為企事業單位提供了一套真正意義上的辦公系統軟件。

  二、泛迅企業OA系統介紹

  泛迅企業OA辦公軟件基于微軟Web應用程序平臺,融合了當前的管理思想,是對工作流、信息流和知識管理的規范管理和增值利用,為用戶提供了一個先進、高效的信息工作平臺。系統完全B/S架構設計,實現了內部業務系統的統一協調。通過實施泛迅OA軟件可幫助各類型企業(中小型、大型、集團型企業)提高管理,減少內部信息孤島,領導可以在任意一點掌控全局,監控各部門運行,從而達到提升管理、提高效率的目的,自如應對電子商務和知識經濟的挑戰。

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  三、系統優勢特點

  (1) 性價比高在關注OA核心應用,做好做精基礎模塊的同時,功能不斷拓展升級,充分保護用戶軟件投資。軟件價位充分考慮中國國情,通過研發、營銷與服務模式的優化降低了運營成本,同時堅定走通用型產品化路線,使得軟件價位理性回歸。面對越來越務實的企業與政府采購,泛迅的目標就是“做用戶買得起的、用得好的、不考慮價格因素仍有明顯優勢的好軟件”。推薦閱讀:泛微e-office的軟件使用目標是什么?

  (2) 安全可靠。世界上沒有完全安全的軟件產品,但泛迅OA的研發工程師,在軟件設計的每一處細節都充分考慮了網絡應用環境下的安全問題,把用戶對安全性、可靠性的要求,作為軟件設計的第一要素。數千家用戶多年的應用實踐證明了泛迅OA的安全可靠。系統采用基于WEB的企業計算,主HTTP服務器采用了Apache服務器,性能穩定可靠。數據存取集中控制,避免了數據泄漏的可能。提供數據備份工具,保護系統數據安全,多級的權限控制,完善的密碼驗證與登錄驗證機制、強大的系統日志與地理位置追蹤功能更加強了系統安全性。

  (3) 成熟度高在大量用戶實際使用的基礎上,軟件歷經5次版本升級,采納用戶建議數千條。得益于嚴格的實際應用檢驗,軟件成熟度很高,可實施性很強,讓用戶真正買的放心、用的順心。

  四、系統實施作用

  增強領導監控能力

  強化領導的監控管理,增強管理層對組織的控制力,及時有效監控各部門、各個人員的工作進度情況;實時、全面掌控各部門的工作辦理狀態,及時發現問題及時解決,從而減少差錯、防止低效辦公。

  節約運營成本

  不用拿著各種文件、申請、單據在各部門跑來跑去,等候審批、簽字、蓋章,而是利用快速而廉價的網絡傳遞手段,發揮信息共享功能來協調單位內各部門的工作,減少工作中復雜環節,同時將傳統的表格填寫過程電子化,大大降低了、打印、傳真、復印的費用,幫助用戶能夠更快地、準確地完成相關工作節約不僅是紙張還有時間。網絡遠程辦公節約紙張、差旅、會議、通訊等方面的費用。

  實現工作流程自動化

  變革了單位傳統紙質公文辦公模式,單位內外部的收發文、文件管理、檔案管理、報表傳遞、會議通知等均采用電子起草、傳閱、審批、會簽、簽發、歸檔等電子化流轉方式,提高辦公效率,實現無紙化辦公。不用拿著各種文件、單據在各部門跑來跑去,等候審批、簽字、蓋章,而是利用快速而廉價的網絡傳遞手段,發揮信息共享功能來協調單位內各部門的工作,減少工作中復雜環節。

  實現文檔管理自動化

  可使各類文檔(包括各種文件、知識、信息)能夠按權限進行保存、共享和使用,并有一個方便的查找手段。文檔管理自動化使各種文檔實現電子化,通過電子文件柜的形式實現文檔的保管,按權限進行使用和共享。實現文檔管理自動化以后,如單位來了一個新員工,只要管理員給他注冊一個身份文件,給他一個口令,他自己進入系統就可以看到這個單位積累下來的東西,規章制度、各種技術文件等等,這樣就減少了很多培訓環節。

  實現分布式辦公

  變革了傳統的集中辦公室的辦公方式,擴大了辦公區域,可在家中、城市各地甚至世界各個角落通過網絡連接隨時辦公,大大方便了員工出差在外的辦公與信息交流。

  產 品 優 勢

  1. 支持網絡協同工作

  采用WEB開發標準,可以隨時實現在互聯網上的應用,提供辦公人員在辦公室以外的辦公手段,可以遠程撥號或登錄到出差地的網絡,通過電話線或廣域網絡,隨時可以訪問企業辦公自動化系統;將辦公自動化系統應用地點由固定的物理位置延伸到其它所有被網絡覆蓋的地方,可提高工作效率和減少費用,并且符合現代辦公方式的發展特點。

  2. 自定義實現個性化

  基于B/S的應用結構,使軟件的二次開發性能大大提高,用戶無需再為應用環境煞費苦心。在泛迅OA產品中,無論是企業工作流還是應用表單,用戶都可以進行自定義設計,保證系統具備完全的伸縮性,隨時滿足不同規模用戶現在和未來的任何應用需求。

  3. 無線應用支持

  A、異地辦公 B、手機短信支持 C 手機移動OA

  4. 管理人性化

  A、系統安裝與初始一體化 B、各模塊操作方式同一化 C、系統內置自動備份功能 D、系統可設置安全模式,保證系統安全

  5. 集成了痕跡保留、電子簽章功能

  可在公文(工作流)原文基礎上進行修改,保留流程流轉過程中每個環節的辦理痕跡,使修改內容一目了然;支持各種手寫筆,可以實現直接在IE里進行手寫簽名和批閱。通過用戶名稱和密碼獲得簽章的使用權后可以簽章,增強了流程的安全性和權威性。

  6. 集成了語音、視頻系統

  結合公司自主開發的海天即時通,實現點對點的語音、視頻交流,支持文件斷點續傳,提供消息群發以及離線留言功能。采用成熟的語音技術,通話雙方即使是使用撥號上網也可得到很好的通話效果,大幅減少長途電話費。

  7. 集成了手機短信功能

  郵件到達通知、公文催辦、會議通知、待辦事宜、重要事情等均可通過手機短信方式及時通知相關人員,會議通知支持與會人員短信回復參會回執,極大提高辦公效率。

  8. 科學的權限管理體系

  泛迅OA提供了一個完整的組織架構自定義模塊。系統管理員通過定義“部門”、“角色”、“人員”,使系統中的各種權限設置與具體的用戶分離。這樣,不僅為組織結構的調整提供了強大的靈活性,同時大大減輕系統日后維護的工作量。

  9. 智能化的實時提醒功能

  系統能夠方便地檢索待辦公文、各類收文和會議通知等待辦事宜,實時準確地提醒用戶合理有序地安排日常工作。

  10. 智能化的工作流

  泛迅OA的各個流程系統,采用了控制表和應用表分開的執行方式,在保證用戶迅速運行企業業務流程的同時,又賦予用戶更多的自定義操作。一方面,用戶可以隨時根據應用需要自由選擇各種應用樣式表單;另一方面,用戶也可以根據現有模板對表單進行可視化二次開發。同時,本系統提供可視化的流程,流程提供了多版本控制、多路由合并、參與人員日志檢查等功能,在流程中的每個步驟又添加了諸如決策、條件等功能,從而保證企業的工作流更趨合理化、多樣化與實用化。

  11. 靈活完備的公文處理流程

  用戶可以按照實際需要進行流程定制,系統將依據流程自動進行公文流轉。同時用戶還可以通過授權,使公文的流轉過程根據授權情況自動或人為進行調整,真正體現了公文處理過程的靈活多變。流程管理員可對全部流程的流轉過程進行實時監控,并可對每個工作任務進行督辦或催辦。

  12. 強大完備的報表統計功能

  泛迅OA提供了各類辦公事務統計報表,如:工作流程統計、發文情況統計、收文情況統計、考勤報表統計、員工外出統計、其他情況統計、工作日志統計、領導活動統計,統計報表為領導做出重大決策提供了重要的參考數據。

  軟 件 功 能

  功能平臺

  應用模塊

  功能概述

  信息交流平臺

  實現信息交流、發布、溝通,確保單位領導與基層、部門間、員工間信息暢通無阻溝通。

  通知公告

  相當于日常辦公中的公告板,提供發布各種信息的功能,如各種通知、通告、新聞等信息;并可按照發布的內容自行設置不同欄目,員工按職責分別賦予查看、發布和管理的權限。

  即時通訊

  對OA系統里的各類相關信息進行實時提醒,使用戶在第一時間內了解查閱動態信息。

  電子郵件

  實現各用戶間郵件信息往來、傳遞的功能,可設置自動通知、提醒功能。不需要專用的郵件服務器,便可方便實現員工間的郵件處理。

  內部論壇

  內部論壇是單位內部人員信息溝通、交流、學習的空間。每個人可以發表自己對工

  作、時事等問題的觀點,也可以對他人觀點回復個人見解(可匿名)。

  個人辦公應用

  為單位用戶提供一個自我管理、輔助管理的平臺,以提高個人工作的協調性、科學性。

  文件傳輸

  通過OA系統向指定人員或部門發送文件(單個/批量上傳均可),實現文件快速傳遞,同時支持消息回執提醒及手機短信服務,接收者即使不在辦公室或者單位,同樣可以在第一時間收到相關文件。

  個人日志

  為個人提供一個實用的記事工具,幫助員工條理化自己的工作。

  工作報告

  記錄一定周期內的工作情況和進度,使領導層對員工工作進行指導。并可根據每階段的工作情況進行總結,制定下一階段的日程任務, 使各項工作完滿完成。

  日程安排

  用于對個人日程事務進行計劃、安排、查詢、維護;活動計劃屆時會自動提醒用戶;使個

  人的工作、生活更加有序、協調。

  通訊錄

  用于記錄和管理與同事、朋友、親屬、同學等通訊聯系方式的功能模塊,通過分類管理和搜索功能可以快速方便的進行管理和查找。

  行政辦公管理

  實現單位日常辦公信息管理,以提高單位管理水平和經營理念。

  會議管理

  對單位內部的會議室資源進行有效地管理,解決資源使用沖突和參會人員時間沖突,減少人力、物力的浪費。會議通知以系統提醒、短信等多種形式通知與會人員,并對參會人員對通知信息的查看、反饋進行跟蹤。

  考勤管理

  員工可以通過網絡進行上班簽到、下班簽退、外出登記、休假申請、出差申請等操作,實現全員的網上考勤,管理人員可考勤記錄進行查詢、統計、分析;系統同時集成指紋考勤機功能。

  人力資源

  對員工的人事信息進行規范化管理,內容包含員工基本信息、獎懲情況及考核情況員工培訓記錄、員工的職位變更情況登記,形成企業詳細的人事信息庫。

  辦公用品

  通過對單位的各種用品的入庫、領用、借用、歸還、報廢情況進行登記,還可以按照出入庫情況進行統計,使用品的管理落到實處,規范用品管理。推薦閱讀:泛微協同管理實現了企業各種資源的整合

  固定資產

  實現對單位固定資產設備進行統計管理的功能。

  車輛管理

  車輛管理實現了車輛信息的登記、用車申請和查詢等功能,車輛管理員對用車申請進行審批、調度。

  工作流程管理

  工作流程

  實現靈活自定義的流程審批,無需專門技術即可方便的設定各種簡單到復雜的工作流程,支持多人,多步驟協同完成工作,包括利用智能表單設計器自定義表單,自定義固定流程(固定步驟)和自由流程,幫助您實現公文、行政、人事、項目、資產、合同等業務的網上審批,提高工作效率。

  公共資源信息

  對日常經營核心管理實現電子化管理,加強電子檔案管理、數據管理,提高管理規范化、現代化。

  文檔管理

  可以對各種電子文件進行統一、安全的管理,有完善的授權機制、全文檢索功能。利用文檔管理可以對單位內各種規范性文檔、常用技術文檔及其它有保留價值的文檔進行統一上傳,通過設定各類人員的存取權限,實現文件控制管理(ISO9000)和知識管理(積累和共享)。

  規章制度

  實現單位所有規章制度、相關法律法規信息的集中、分類管理。員工可以隨時、隨地及時查詢、學習相關規章制度信息。

  在線調查

  各部門成員用戶可以進行在線調查投票,方便管理者進行各種分析決策。

  天氣預報

  及時了解指定地區(默認為本地)48 小時天氣預報、變化情況。

  考試中心

  在線建立考試題庫,隨時生成計算機試卷,可以通過考試中心測試用戶技能掌握情況,計算機在題庫中隨機生成試卷,自動閱卷、打分、排名。

  常用鏈接

  常用鏈接可以收藏一些系統或者網站的鏈接地址,分為公共和個人兩類,有權限的用戶可以定義公共鏈接,作為網絡版的收藏夾。

  業務管理平臺

  實現各職能管理部門相關業務管理信息化,以提高業務管理水平。

  項目管理

  項目管理是一個功能強大、可以靈活配置,滿足各種項目管理需求的子系統,包括立項管理、項目近觀權、項目申報、項目建設等內容。

  銷售管理

  銷售報價、訂單、發貨、出庫、銷售開票、收款、合同/訂單執行情況分析、銷售出貨明細匯總、銷售出貨統計、客戶分析、銷售分析、售后分析、基礎信息維護。

  采購管理

  采購申請、采購訂單、采購到貨、采購入庫、采購開票、采購付款、采購申請單執行情況、采購訂單執行情況分析、采購訂單逾期、采購進價波動分析、采購進貨明細匯總、采購進貨統計、采購進貨退貨統計、采購進貨月分析。

  客戶關系

  對客戶信息進行必要的登記、管理專門的客戶服務活動,幫助銷售人員對不同客戶的習慣和喜好進行詳細了解,不僅有助與提高客戶滿意度,改善客戶關系,更能有效的維護與客戶的長期的合作關系。

  報表統計

  是輔助領導決策的一個重要功能,系統提供了相關辦公的各類統計報表,如:工作流程統計、發文情況統計、收文情況統計、考勤報表統計、工作日志統計、其他情況統計等。

  系統維護

  面向系統配置維護管理。

  權限設置

  實現各應用模塊的權限、范圍控制。

  身份認證

  實現與硬件設備(eKey)、手機短信驗證碼的認證,可自定義IP地址段的身份認證方式。

  配額管理

  可以定義文件上傳大小、人員可使有空間大小、可以按不同職務、角色等定義。

  定時服務

  可以定義定時服務周期、時間長度、重啟/啟動規則等。

  后臺管理

  功能設定

  實現系統用戶角色、權限及部門的設定,。系統中相關參數都可由用戶自行定義,包括各類字典數據、短信設置、郵件設置、考勤參數、計劃報告類別、公文參數、密碼修改等等。

  運 行 環 境

  硬件配置:

  服務器安裝有協同辦公系統及必需的軟件、硬件、網絡支撐環境,服務器性能好壞將直接影響到辦公自動化系統的運行速度、存取效率。所以,建議為辦公自動化系統配置專用的服務器,建議采用品牌服務器,其原因一是性能穩定,二是服務保障。

  服務器硬件配置:按100用戶數使用需求,參考推薦配置為:INTEL 至強3.0G CPU;2G-4G內存;80GB以上硬盤空間(2-3塊,可作RAID備份);100-1000MB網卡。

  客戶端硬件配置:客戶機的配置沒有嚴格要求,只要能滿足打開IE,登錄和訪問協同辦公服務器就可以了,建議PIII800M以上CPU,512MB以上內存,10-100MB以上網卡。

  系統環境:

  WINDOWS2000及以上操作系統(Windows2000 Server、Windows2000 Advanced Server、Windows XP、Windows 2003) WWW服務:Microsoft IIS5.0以上 數據服務器(對于較小規模用戶為了降低投資,數據服務器與應用服務器可以放在同一臺機器上)數據庫:Microsoft SQLServer 2000以上版本

  網絡環境:

  服務器需要能24小時運行,保證各用戶隨時連接服務器并訪問辦公自動化系統。局域網內用戶均通過本地IE軟件以服務器IP地址登錄辦公自動化系統。

  非本地部門及其用戶(如子公司、駐外機構)的連接采用以下兩種方法之一:

  單位已擁有固定IP(固定域名,例如申請了寬帶),則通過IE直接以服務器IP地址(指固定IP,非局域網內IP)實現遠程訪問,也可通過專用域名(需申請)訪問。

  單位無固定IP,則通過VPN、花生殼域名解析等技術實現遠程訪問。

  注:1、由于協同辦公系統的使用效果直接收到企業單位硬件、軟件、網絡的影響,因此建議企業單位在節約投資的前提下,盡可能提供良好的系統運行環境。2、具體的實現、實施方式可以會同我們的技術人員共同進行。


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